Cómo reducir el riesgo en la contratación de personal: guía para RH

Para reducir el riesgo en la contratación de personal, define qué necesita demostrar la persona para desempeñar el puesto, contrasta la información relevante y documenta cómo influye en la decisión. El alcance de la verificación laboral debe corresponder a las responsabilidades, la autonomía y el acceso a información sensible.

Para RH, fundadores y responsables de operaciones, esto implica acordar criterios antes de revisar perfiles. Una diferencia entre el currículum y una referencia requiere aclaración. Una referencia que no responde deja una pregunta abierta, sin demostrar una falta.

Esta guía propone un proceso para definir qué revisar, distinguir hechos de pendientes y documentar una investigación de empleados con criterios relacionados con el trabajo.

¿Cómo reducir el riesgo en la contratación de personal según el puesto?

Describe las funciones reales de la vacante antes de solicitar información. Específica qué decisiones podrá tomar la persona, qué recursos manejará y cuáles de sus actividades requerirán autorización.

Estos ejemplos orientativos ayudan a convertir responsabilidades en preguntas concretas:

Adapta la revisión a las funciones, sin asumir responsabilidades únicamente por el título del puesto. Distingue los requisitos indispensables de la experiencia deseable y define qué evidencia permitiría evaluarlos.

Aplica criterios equivalentes a puestos comparables. Si necesitas ampliar el alcance, documenta qué pregunta sobre la vacante lo justifica.

Qué revisar antes de contratar: identidad, antecedentes laborales y referencias

Organiza la verificación laboral alrededor de información pertinente. Explica a la persona candidata qué se revisará, con qué propósito y cómo se gestionará el contacto con sus referencias.

Identidad

Revisa la consistencia de los datos de identificación presentados. Si detectas diferencias de nombre o captura, acláralas antes de atribuir documentos o antecedentes a la persona.

Distingue entre revisar la consistencia documental y confirmar autenticidad mediante un procedimiento específico. Registra únicamente la comprobación realizada y sus limitaciones.

Antecedentes laborales

Contrasta los empleos, periodos, cargos y funciones que sustentan los requisitos de la vacante. Confirmar que alguien trabajó en una empresa no demuestra por sí mismo que tuvo una responsabilidad determinada.

Si el puesto requiere coordinar personal, pregunta qué decisiones tomaba, a quién reportaba y quién puede corroborar esas actividades. Evita interpretar pausas laborales o trayectorias no lineales como evidencia de deshonestidad.

Referencias laborales

Identifica qué relación tuvo la referencia con la persona y durante qué periodo coincidieron. Prioriza preguntas sobre trabajo que haya observado directamente:

• ¿Qué responsabilidades desempeñaba la persona?
• ¿Qué tareas o entregables supervisaste directamente?
• ¿Qué nivel de autonomía tenía?
• ¿Puedes describir una situación relacionada con las funciones de esta vacante?
• ¿Qué aspectos no puedes confirmar?

Registra por separado observaciones y opiniones. Ante una valoración general como “trabajaba bien”, pide un ejemplo concreto y conserva el contexto de la respuesta.

Cómo aclarar inconsistencias y distinguir hechos de pendientes

Describe cada diferencia antes de interpretarla. Es más preciso registrar “el currículum y la referencia señalan fechas distintas” que atribuir una intención a la persona.

Usa estados que describan la evidencia disponible:

Para resolver una diferencia:

1. Comunica el dato específico: identifica qué versiones no coinciden.
2. Solicita una aclaración: permite que la persona explique o corrija la información.
3. Contrasta lo pertinente: busca evidencia relacionada con esa diferencia.
4. Actualiza el registro: separa lo resuelto de lo que continúa abierto.

En un ejemplo hipotético, el currículum indica “coordinación administrativa” y una constancia señala “auxiliar administrativo”. Antes de concluir que existe una falsedad, aclara si la diferencia corresponde al título interno o a las funciones desempeñadas.

La explicación tampoco equivale automáticamente a una confirmación. Conserva la versión inicial, la aclaración recibida y la evidencia que permite sostener la conclusión.

Checklist de investigación de empleados: evidencias, responsables y criterios

Define quién recopila información, quién evalúa su relevancia y quién decide. En equipos pequeños, una persona puede asumir varias tareas, pero conviene distinguir sus responsabilidades.

• Puesto y alcance: funciones, autonomía y acceso a recursos o información sensible.
• Requisitos: condiciones indispensables y experiencia deseable, acordadas previamente.
• Revisión prevista: dato necesario y propósito de cada comprobación.
• Evidencia: información revisada, fuente, fecha y alcance de lo confirmado.
• Aclaraciones: diferencia detectada, explicación recibida y resultado del contraste.
• Pendientes: información sin resolver, siguiente acción y responsable.
• Decisión: criterio aplicado, evidencia que lo sustenta, fecha y persona que decide.
• Acceso al expediente: personas que necesitan consultarlo para el proceso.

Al cerrar la revisión, conecta cada conclusión con un requisito del puesto:

• Continuar: la evidencia respalda los requisitos indispensables definidos.
• Mantener la evaluación pendiente: falta resolver una pregunta necesaria para valorar un requisito esencial; registra qué se necesita y quién dará seguimiento.
• No continuar por un incumplimiento: la evidencia verificada demuestra que no se cumple un requisito indispensable y pertinente. Documenta esa relación y considera la explicación recibida.

La imposibilidad de corroborar un dato no demuestra su falsedad. Conserva esa distinción incluso cuando el pendiente impida cerrar la evaluación.

Mantén las notas descriptivas, evita etiquetas generales sobre la persona y limita el acceso a quienes participan en el proceso. Define cómo se conservará el expediente según las políticas aplicables de la empresa.

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